Werkwijze
Bij Beleef geloven we sterk in een participatieve aanpak als het gaat om het ontwerpen van werkomgevingen. Onze werkwijze, ook wel mensgericht ontwerpen genoemd, draait om het betrekken van de gebruiker bij het gehele ontwerpproces.
Wij geloven erin dat hun input essentieel is voor het creëren van een inspirerende en functionele werkplek. Daarnaast vragen we ze niet alleen in de beginfase om input te leveren, maar worden ze uitgenodigd om bij elk oplevermoment van het ontwerp aanwezig te zijn en feedback te geven. Door een afvaardiging van medewerkers actief deel te laten nemen in het ontwerpproces zal er draagkracht ontstaan voor de nieuwe omgeving, begrip ontstaan voor eventuele organisatorische veranderingen en het succes bij implementatie vergroot worden.
STAP 1: Onderzoek en Inventarisatie
Als start van het proces wilt Beleef de organisatie en de medewerkers leren kennen en beide wensen en eisen achterhalen. Daarom beginnen we met een inventarisatiegesprek met het MT en een interactie workshop waarbij een afvaardiging van medewerkers wordt uitgenodigd om hun ideeën en behoeften te delen. Deze workshop is cruciaal voor het begrijpen van de dagelijkse uitdagingen, gewenste werkcultuur en de functionele vereisten van de medewerkers. Daarnaast resulteert het bij de werknemers in betrokkenheid en zorgt het voor draagkracht voor de implementatie van een nieuwe omgeving.
De uitkomsten van zowel het gesprek als de workshop worden samengevoegd en gepresenteerd aan het MT. In overleg met het MT worden de uitgangspunten voor het ontwerp vastgesteld. En zijn daarmee de basis wensen en eisen vastgesteld voor het verdere vervolg.
STAP 2: Schetsontwerp
De vastgestelde uitgangspunten worden vertaald naar een concept. Een concept perfect en enkel passend voor jouw als klant. Dit concept wordt zichtbaar gemaakt in een sfeerbeeld, om al een eerste idee bij kleur- en materiaalstelling te krijgen.
Daarnaast worden in het schetsontwerp de bouwkundige kaders verkend en wordt er middels vlekken een eerste indeling van de functies in de ruimte weergegeven. De uitkomsten van zowel het gesprek als de workshop worden samengevoegd en gepresenteerd aan het MT.
In overleg met het MT worden de uitgangspunten voor het ontwerp vastgesteld. En zijn daarmee de basis wensen en eisen vastgesteld voor het verdere vervolg.
STAP 2: Schetsontwerp
De vastgestelde uitgangspunten worden vertaald naar een concept. Een concept perfect en enkel passend voor jouw als klant. Dit concept wordt zichtbaar gemaakt in een sfeerbeeld, om al een eerste idee bij kleur- en materiaalstelling te krijgen.
Daarnaast worden in het schetsontwerp de bouwkundige kaders verkend en wordt er middels vlekken een eerste indeling van de functies in de ruimte weergegeven. De uitkomsten van zowel het gesprek als de workshop worden samengevoegd en gepresenteerd aan het MT.
In overleg met het MT worden de uitgangspunten voor het ontwerp vastgesteld. En zijn daarmee de basis wensen en eisen vastgesteld voor het verdere vervolg.
STAP 3: Voorlopig ontwerp
Op basis van de feedback op het schetsontwerp wordt er een vertaling naar het voorlopig ontwerp gemaakt. In het voorlopig ontwerp worden functionele en esthetische aspecten verfijnd en zullen deze in zowel 2D als 3D tekeningen zichtbaar gemaakt worden.
Na de presentatie van het voorlopig ontwerp zijn er diverse aanpassingsmomenten ingepland alvorens over te gaan naar het definitief ontwerp.
Daar waar nodig worden in het voorlopig ontwerp tekeningen en materiaallijsten zodanig uitgewerkt dat hiermee prijzen op te vragen zijn en een kostenindicatie gemaakt kan worden.
STAP 4: Definitief ontwerp
In deze fase wordt alles gedefinieerd. Definitieve vloerenplannen, wandenplannen, plafondplannen, verlichtingsplannen, meubelplannen en maatwerkplannen. Alles wat nodig is om over te kunnen gaan tot goede offertes van derden wordt in deze fase zorgvuldig en in overleg uitgewerkt. Hieruit volgt een definitieve ontwerppresentatie.
Dit is het moment om te laten zien waar we met elkaar aan die tijd aan gewerkt hebben en hoe de nieuwe omgeving eruit komt te zien.
Dit is het moment waarop de draagkracht onder de gebruikers zichtbaar moet worden en men staat te popelen om in de nieuwe omgeving te gaan werken.
STAP 4: Definitief ontwerp
In deze fase wordt alles gedefinieerd. Definitieve vloerenplannen, wandenplannen, plafondplannen, verlichtingsplannen, meubelplannen en maatwerkplannen. Alles wat nodig is om over te kunnen gaan tot goede offertes van derden wordt in deze fase zorgvuldig en in overleg uitgewerkt. Hieruit volgt een definitieve ontwerppresentatie.
Dit is het moment om te laten zien waar we met elkaar aan die tijd aan gewerkt hebben en hoe de nieuwe omgeving eruit komt te zien.
Dit is het moment waarop de draagkracht onder de gebruikers zichtbaar moet worden en men staat te popelen om in de nieuwe omgeving te gaan werken.
STAP 5: Uitvoerend ontwerp
Met het definitief ontwerp is de betrokkenheid van Beleef nog niet ten einde. In de laatste fase, de fase waarin het ontwerp uitgevoerd gaat worden blijft Beleef betrokken als adviseur, vraagbaak en bewaker. Door aangehaakt te blijven in bouwvergaderingen, als vraagbaak te dienen, tekeningen en offertes van derden te controleren kan Beleef bewaken dat jij als klant ook daadwerkelijk datgene krijgt waar je bij het definitief ontwerp “ja” op hebt gezegd.
Hoe zit het met jullie werkomgeving?
Benieuwd naar hoe we jouw werkomgeving kunnen transformeren door middel van onze participatieve aanpak? Neem vandaag nog contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. Want alleen samen kunnen we een werkomgeving creëren die perfect aansluit bij uw bedrijfscultuur en de behoeften van medewerkers.
Beleef heeft ons fantastisch geholpen met het ontwerpen van de nieuwe inrichting van ons
kantoor. Het resultaat is fantastisch. Sandra is deskundig, creatief en denkt continu mee met de klant om tot het beste resultaat te komen binnen het budget.
René Scholten | Head of facility management and procurement Omron
